محققان هاروارد در مطالعه‌ی خود دریافته‌اند که طراحی باز محیط‌های کاری برخلاف باور رایج، به کاهش تعامل و گفتوگوهای رودررو میان کارکنان سازمان می‌انجامد.
ما تاکنون در زومیت، در مقالات مختلفی به ویژگی‌های مثبت و منفی انواع محیط کار پرداخته‌ایم. در این مطلب، یکی از مهم‌ترین معایب دفاتر کار باز را بررسی می‌کنیم.
محیط کار باز سبب می‌شود تا مدام با همکاران‌مان چشم‌در‌چشم شویم و همیشه صدای‌شان در گوش‌مان باشد. با این اوصاف احتمالا پیش خودمان فکر کنیم که ایجاد چنین فضای شفافی به‌یقین باعث ترغیب پرسنل به ارتباط و تعامل بیشتر خواهد شد.
اما مطالعه جدید هاروارد خلاف این باور رایج را اثبات می‌کند: محیط کار باز، زمانی را که کارمندان صرف گفت‌وگوی رودررو با یکدیگر میکنند کاهش داده و در عوض آن‌ها را به تعامل از طریق ایمیل و ارسال پیام سوق می‌دهد.
هیس… سروصدا موقوف
مقاله مرتبط:
مطالعات قبلی نشان می‌دهد که طراحی باز به افزایش تنش‌های محیط کار و نیز کاهش بهره‌وری می‌انجامد، شاید به این خاطر که چندان برای‌مان راحت نیست که گفتوگوهای جدی کاری را در حضور دیگر همکاران خود انجام دهیم.
اما استدلال طرفداران شیوه‌ی طراحی باز این است که این سبک، میزان هزینه‌کرد در توسعه‌ی فضای اداری را کاهش داده و به‌علاوه افزایش میزان کار تیمی ناشی از آن نیز موجب ارتقاء بازدهی خواهد شد.
با این‌حال، اتان برنشتاین از دانشکده کسب‌وکار هاروارد و استفان توربان، استاد دانشگاه هاروارد، در مطالعه‌ی خود دریافتند زمانی‌که ۲ شرکت از میان شرکتهای فهرست فورچن ۵۰۰، طراحی دفاتر خود را از سبک بسته به محیط کار باز تغییر دادند، حجم ارتباطات و میزان تعامل رودررو در میان کارکنان‌شان حدود ۷۰٪ کاهش یافت.
با تغییر فضای کاری از بسته به باز، تعامل رودررو در میان کارکنان ۷۰٪ کاهش یافت
همچنین در پی این تغییرات، کارکنان دو شرکت مذکور تمایل چندانی به ارائه‌ی بازخورد منفی و پرداختن به موضوعات حساس در مقابل دیگر همکاران‌شان نداشتند؛ عاملی که آن‌ها را به یافتن راه‌های خصوصی‌تر برای برقراری ارتباط سوق می‌داد. درواقع، افراد مورد مطالعه، به‌جای گفت‌وگوی رودررو، به تلفن و ارتباطات مجازی روی آوردند.
به منظور دستیابی به یک شناخت و چشم‌انداز کلی از وضعیت ارتباطات میان کارکنان در قبل و بعد از تغییر طراحی محیط کار، ابزاری الکترونیک موسوم به دستگاه جامعه‌سنجی در اختیار شرکت‌کنندگان در این مطالعه قرار گرفت. دستگاه گردن‌آویز کوچکی که مکالمات کارمندان با همکاران‌شان و همچنین اطلاعات مربوط به محل حضور و حرکات و جابجایی‌های آن‌ها را ثبت می‌کرد. محققان، همچنین تعدادی از پیام‌های فوری و ایمیلهای رد‌وبدل شده میان کارکنان را ردیابی و بررسی کردند.
بررسی‌های نهایی نشان داد که پس از بازطراحی دفاتر کار به‌شکل محیط باز، افراد تحت مطالعه ۵۶٪ بیشتر از قبل برای یکدیگر ایمیل ارسال کردند، ۲۰٪ بیشتر ایمیل دریافت کردند و ۴۱٪ نیز ایمیل رونوشت بیشتری گرفتند. استفاده از پیام‌های فوری نیز در میان آن‌ها به میزان ۶۷٪ افزایش یافت.
به نوشته‌ی برنشتاین و توربان:
هرچند می‌توان مواد شیمیایی را تحت شرایط خاص و در دما و فشار مشخص قرار داده و به ترکیب مورد نظر رسید، اما برای دستیابی به اثری مشابه و نتیجه‌ای ملموس در میان انسان‌ها نیازمند وجود عوامل بیشتری هستیم.
لذا مادامی که این عوامل را نشناخته‌ایم، معماری باز و شفاف محیط‌های کاری می‌تواند برخلاف انتظار و هدف اولیه‌ی ما، به کاهش تعامل‌های رودر رو در محل کار بینجامد.
محیط کار آینده
شیوه‌ی کارکردن به‌سرعت در حال تغییر بوده و نیازمند توسعه‌ی روزافزون ارتباطات میان‌فردی در سازمان‌ها است. بهبود ارتباط و افزایش سطح تعامل در میان نیروی کار، برخی از شرکت‌ها را واداشته تا سبک طراحی باز فضاهای اداری را به‌طور کامل کنار گذاشته و به‌فکر روش‌های کارآمدتری برای توسعه‌ی ارتباطات میان کارکنان خود باشند.
به‌علاوه تعداد افرادی که از خانه یا فضاهای عمومی مانند کافه‌ها و کتابخانه‌ها کار میکنند نیز رو به افزایش است.
همان‌طور که در نمودار فوق نمایان است، در حال حاضر بیش از ۵٪ آمریکایی‌ها دورکاری میکنند. و پیش‌بینی می‌شود که ظرف سال‌های پیش‌رو پدیده‌ی دورکاری در دیگر مناطق دنیا نیز با آهنگی کم‌و‌بیش یکسان افزایش یابد.