فضای غیرقابل پیش‌بینی کسب‌وکار به گونه‌ای است که باید همیشه احتمال دهید بحرانی در سایه پنهان شده و هر لحظه ممکن است سر باز کند. هیچ وقت نمی‌توانید مطمئن باشید از کدام جهت شرایط اضطراری به کسب‌وکارتان وارد می‌شود.
بنابراین باید به‌عنوان کارآفرینی مسؤول و همراه، آماده و آگاه باشید تا به محض رویارویی با مشکل، آن را به بهترین شکل برطرف کرده و قبل از رسیدن به مراحل حاد به بهترین شکل آن را مدیریت کنید. در شرایط سخت است که توانمندی و قدرت انعطاف‌پذیری کارآفرینان مشخص می‌شود.
به‌خاطر داشته باشید اگر صاحب و هدایتگر کسب‌وکاری در رویارویی با هر مشکلی غافلگیر شود، کل مجموعه با تزلزل روبه‌رو می‌شود. به‌همین علت به‌عنوان کارآفرین باید پیش از هرچیز بتوانید خود را برای رویارویی با مشکلات مختلف احتمالی آماده کنید و از پیش آمدن هر موضوعی جا نخورید. در ادامه ۹ راهکار کاربردی از نگاه افراد موفق برای آمادگی بیشتر در شرایط ناخواسته و پیش‌بینی نشده را بررسی خواهیم کرد. برگرفته از: Forbes
تقویت مهارت‌های مدیریتی
زمانی که مدیر و راهبر یک مجموعه توان راهبری خوبی داشته باشد، می‌تواند در هر شرایطی متناسب با اوضاع موجود، بهترین فضای کاری را برای هدایت مجموعه به وجود بیاورد. ممکن است احساس کنید در زمان بروز بحران‌هایی مانند بحران‌های مالی، پیدا کردن منابع مالی مناسب، یا شیوه‌های اقتصادی ویژه بیشتر از ویژگی‌های مدیریتی به کارتان بیاید.
اما واقعیت این است اگر مدیر خوبی نباشید، آن‌قدر کنترل اوضاع از دستتان خارج می‌شود که اصلا نمی‌توانید به فکر راه چاره مناسبی برای عبور از شرایط پیش آمده باشید.
این شما هستید که باید علاوه بر مسلط بودن به خودتان، جو محیط کار را آرام کنید و با دادن انگیزه کافی به اعضای تیم کاری، باعث شوید با بیشترین حد توان خود برای برطرف کردن مانع پیش آمده تلاش کنند.
تعیین شفاف مسؤولیت‌ها
معمولا بحران‌ها زاییده آمادگی‌نداشتن و غافلگیرشدن هستند؛ بنابراین از همین امروز فهرستی از رایج‌ترین موانع حوزه کسب‌وکارتان را مشخص کرده و براساس این اتفاقات احتمالی مسؤولیت‌های و اختیارات لازم را به افراد مشخصی واگذار کنید تا به صورت متمرکز هر یک از این موارد بررسی شود و در صورت نیاز برای هر کدام از آن‌ها اقدامات لازم صورت گیرد.
مشخص کنید هر یک از کارکنان به‌ویژه مدیران مجموعه چه مسؤولیت‌هایی را به‌عهده دارد. روش ارتباطی با هر یک از این افراد را به صورت کامل مشخص کنید تا به آسانی در صورت وجود هر مشکلی که نیاز به ارجاع دارد با شما در ارتباط باشند تا پیش از بحرانی‌شدن هر موضوعی به سرعت بهترین راهکار را برای آن اتخاذ کنید.
همچنین موارد و برنامه‌هایی را که در رابطه با موضوعات خاص در نظر دارید، با افراد مسؤول آن حوزه به‌طور شفاف در میان بگذارید تا در جریان فضای فکری و برنامه‌های کاری‌تان قرار بگیرند. رسیدگی به هر معضلی در مراحل اولیه به مراتب آسان‌تر از بحران‌های مزمن شده و عمیق خواهد بود.
کتابچه راهنمای مدیریت بحران داشته باشید
از رایج‌ترین مشکلاتی که در رویارویی با مشکلات با آن مواجه می‌شویم، احساس سردرگمی است. به‌طور معمول در شرایط بحرانی ساده‌ترین راهکار‌ها از ذهن پاک می‌شوند و مغزمان به‌دنبال یافتن پیچیده‌ترین راه‌حل ممکن می‌گردد.
تهیه کتابچه و دستورالعمل مشخص برای رایج‌ترین موانع و مشکلات حوزه کسب‌وکارتان کمک می‌کند در لحظات بحرانی سردرگم نشوید و بتوانید با آرامش بیشتری قدم به قدم برای حل مشکل پیش بروید.
اگرچه نمی‌توان برای عبور از تمام مشکلات از پیش آماده شد، اما می‌توان با وجود راهکار‌هایی مرحله به مرحله برای عبور از مشکلات عمده، دستورالعمل مورد نیاز برای نحوه برخورد با مشکلات را به کارکنانتان بدهید تا بدانند به چه ترتیب باید هنگام بروز مشکلات، کنترل عمل را به دست بگیرند و از پیشروی و حادشدن آن جلوگیری کنند. در واقع این کار، الگوی مشخصی برای نحوه عملکرد مجموعه هنگام بروز مشکلات فراهم خواهد کرد.
ساختار ارتباطی روشنی داشته باشید
در زمان پیش آمدن هر بحرانی باید مجموعه کسب‌وکاری با سرعت بالایی بتواند عکس‌العمل نشان داده و راهکاری را در پیش بگیرد. اما همان‌گونه که می‌دانید عکس‌العمل‌ها در پی تصمیم‌گیری‌ها شکل می‌گیرند؛ بنابراین برای این که بتوانید در لحظه بهترین واکنش را از خودتان نشان دهید باید قادر باشید سریعا برای رسیدن به راه‌حل تصمیم‌گیری کنید.
داشتن ساختاری واضح برای ارتباط میان افراد و مشخص بودن شرح وظایف هر یک از اجزای مجموعه کسب‌وکاری کمک می‌کند هنگام رویارویی با مشکلات فضای دوستانه و پر احترامی میان اعضا باشد و در تعامل و همکاری با یکدیگر به بهترین شکل راه‌حل مناسب را برای عبور از شرایط دشوار فراهم کنند.
افراد مؤثر را شناسایی کنید
راهبرانی که افراد مؤثر و مشاورانی را که می‌توانند در روز‌های بحرانی به آن‌ها مراجعه کنند و کمک بگیرند و با آن‌ها شبکه ارتباطی برقرار می‌کنند، موفق‌ترین افراد هنگام رویارویی با بحران‌ها خواهند بود.
حتی در بسیاری از مجموعه‌های کسب‌وکار، فردی را به‌عنوان متخصص مدیریت بحران استخدام می‌کنند تا راهکار‌های اساسی را هنگام رویارویی با موانع یا مشکلات میان کارکنان پیشنهاد کند و بتواند جو محیط کسب‌وکار را به سوی برنده شدن سوق دهد.
زیرا زمانی که مجموعه درگیر بحرانی میان کارکنان یا فضای کار شود، بازدهی مجموعه به شدت افت خواهد کرد و ضرر‌های مالی ناخواسته و پیش‌بینی نشده‌ای را به مجموعه تحمیل خواهد کرد؛ بنابراین پیش از وقوع هر مشکلی افرادی را که می‌توانند در موارد سختی به کمکتان بیایند شناسایی کنید تا هنگام نیاز بلافاصله به آن‌ها مراجعه کنید.
انعطاف‌پذیر باشید
بهترین برنامه و نقشه راهی که می‌توانید به عنوان راهبر هر کسب‌وکاری داشته باشید برنامه منعطف با توان
سازگار شدن با شرایط مختلف است. انعطاف‌پذیری این امکان را فراهم می‌کند تا با تغییر شرایط محیطی و پیش‌آمدن اتفاقات ناخواسته به آسانی بتوانید برنامه‌های خود را با شرایط جدید منطبق کنید و در برابر سخت‌ترین مشکلات نیز به آسانی بتوانید راه‌حل مناسب را جایگزین روند عادی کسب‌وکارتان کنید.
افرادی که انعطاف‌پذیری بالایی دارند بدون هیچ دغدغه‌ای در خصوص تغییر برنامه‌های کاری تعیین شده، مسیر جدیدی را برای عبور از موانع پیش‌بینی نشده اتخاذ می‌کنند و ترسی از روبه‌رو شدن با شرایط متفاوت نخواهند داشت.
تیم کاری را قوی کنید
با وجود تمام نکاتی که گفتیم باید قبول کنیم هیچ‌گاه نمی‌توانیم بحران‌ها را واقعا پیش‌بینی کنیم. زیرا اگر می‌توانستیم هیچ وقت اتفاق نمی‌افتادند! پس با توجه به ماهیت غیرقابل پیش‌بینی موانع کسب‌وکار شاید بهترین راهکار این باشد که تیم کاری خود را با افراد کاملا حرفه‌ای بچینید تا بتوانند بهترین عملکرد را با توجه به شرایط گوناگون از خود نشان دهند.
از سوی دیگر باید تلاش کنید هر روز توانمندی اعضای تیم خود را افزایش دهید. کمک کنید نقاط قوت و ضعف فردی خود را بشناسند، خود را در چارچوب‌های فرضی محدود نکنند و از تمام ظرفیتشان برای پیشبرد اهداف کسب‌وکار استفاده کنند.
باید سعی کنید روحیه تلاش‌گری برای موفقیت را در مجموعه کسب‌وکاری‌تان نهادینه کنید. به این ترتیب هر مشکلی که ایجاد شود نیز با روحیه همدلی موجود در مجموعه قابل برطرف شدن خواهد بود.
هوش احساسی‌تان را تقویت کنید
داشتن مهارت بالای هوش اجتماعی و احساسی کمک می‌کند بهترین رفتار و پاسخ را هنگام روبه‌رو شدن با چالش‌های کاری و حتی زندگی شخصی از خود نشان دهید. متأسفانه بیشتر افراد در این مهارت ضعف دارند و به محض روبه‌رو شدن با هر چالشی دچار اضطراب کنترل نشده و عصبی می‌شوند و به‌دنبالش تصمیمات احساسی و فکر نشده‌ای را به سرعت عملی می‌کنند.
کارآفرینانی که هوش احساس قوی دارند و می‌توانند در لحظات بحرانی خود را به خوبی کنترل کنند، قادر خواهند بود در آرامش تمام شرایط را در نظر بگیرند، به بهترین شکل مجموعه کسب‌وکاری خود را برای عبور از شرایط آماده کنند و با همکاری و تعامل، منطقی‌ترین تصمیم را برای حرکت به جلو بگیرند.
در هر صورت رویارویی با چالش‌های ناخوانده و غافلگیرکننده برای هیچ‌کس خوشایند نیست، اما با تقویت برخی مهارت‌های ذهنی می‌توان تا حد زیادی بار سنگین این اتفاقات را کاهش داد. قطعا همدلی و همراهی همه اجزای مجموعه در شرایط سخت مهم‌ترین نقطه قوت برای هر کارآفرین خواهد بود.
بخش رویاپردازی، واقعگرایی و انتقادی ذهنتان را فعال کنید
بهترین روش برای رویارویی با بحران‌ها توانایی پیش‌بینی آنهاست. زمانی که بتوانید مشکلات احتمالی را شناسایی کنید، این فرصت را خواهید داشت که احتمال وقوع آن‌ها را به کمترین حد ممکن کاهش دهید. اگر بتوانید قوه خیالپردازی ذهنتان را فعال کنید به خوبی می‌توانید احتمالات ممکن را شناسایی کنید.
پس از آن قدرت واقعگرایی به کمکتان خواهد آمد تا با در نظر گرفتن شرایط احتمالی، بهترین راه‌حل‌های ممکن را در ذهنتان بررسی کنید. در نهایت بخش «انتقادگر» ذهن می‌تواند با بررسی راهکار‌های پیشنهادی، ریزه‌کاری‌های هر یک از ایده‌ها را بررسی کند و آن‌ها را برای کاربردی شدن پخته‌تر کند. همچنین نقاط ضعف کار که ممکن است در آینده بحرانی را پیش بیاورد شناسایی کرده و از آن جلوگیری کند.
بحران را شبیه‌سازی کنید
یکی از بهترین راهکار‌های پرورش ذهن کارآفرینان برای حل بحران‌ها، تمرین پیش از وقوع مشکل است. سعی کنید زمان مشخصی در هفته به تمرین ذهنی و فکر در مورد راهکار‌های عبور از موانع مختلف اختصاص دهید. ذهن خود را تمرین دهید تا در رویارویی با مشکلات بتواند بهترین راهکار‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن پیدا کند.
حتی می‌توانید راهکار‌های خلاقانه و جالبی را که به ذهنتان می‌رسد یادداشت کنید و ابعاد مسائل را از جنبه‌های گوناگون بررسی کنید. در این موارد، چون ذهنتان آزاد است و تحت فشار و استرس قرار ندارد، می‌توانید راه‌حل‌های خلاقانه‌ای پیدا کنید.
به مرور زمان نیز جزئیات بیشتری را مورد توجه قرار می‌دهید که می‌تواند هنگام نیاز بسیار کاربردی و مؤثر باشد. همچنین با مرور یادداشت‌ها در فواصل زمانی ممکن است راهکار‌های بهتری به ذهنتان برسد و برنامه‌ریزی ذهنی خود را تصحیح کنید.