محیط کار باز ارتباط و تعامل میان کارکنان را کمرنگ می‌کند

محققان هاروارد در مطالعه‌ی خود دریافته‌اند که طراحی باز محیط‌های کاری برخلاف باور رایج، به کاهش تعامل و گفت‌و‌­گوهای رو­­‌در­رو میان کارکنان سازمان می‌انجامد.

ما تاکنون در زومیت، در مقالات مختلفی به ویژگی‌های مثبت و منفی انواع محیط کار پرداخته‌ایم. در این مطلب، یکی از مهم‌ترین معایب دفاتر کار باز را بررسی می­‌کنیم.

محیط کار باز سبب می‌شود تا مدام با همکاران‌مان چشم‌در‌چشم شویم و همیشه صدای‌شان در گوش‌مان باشد. با این اوصاف احتمالا پیش خودمان فکر کنیم که ایجاد چنین فضای شفافی به‌یقین باعث ترغیب پرسنل به ارتباط و تعامل بیشتر خواهد شد.

اما مطالعه جدید هاروارد خلاف این باور رایج را اثبات می‌کند: محیط کار باز، زمانی را که کارمندان صرف گفت‌­و­گوی رو­در­رو با یک­دیگر می­‌کنند کاهش داده و در عوض آن‌ها را به تعامل از طریق ایمیل و ارسال پیام سوق می­‌دهد.

هیس… سروصدا موقوف

مطالعات قبلی نشان می­‌دهد که طراحی باز به افزایش تنش‌های محیط کار و نیز کاهش بهره‌­وری می­‌انجامد، شاید به این خاطر که چندان برای‌مان راحت نیست که گفت­‌و­گوهای جدی کاری‌ را در حضور دیگر همکاران‌ خود انجام دهیم.

اما استدلال طرفداران شیوه‌ی طراحی باز این است که این سبک، میزان هزینه­‌کرد در توسعه‌ی فضای اداری را کاهش داده و به‌­علاوه افزایش میزان کار تیمی ناشی از آن نیز موجب ارتقاء بازدهی خواهد شد.

با این­‌حال، اتان برنشتاین از دانشکده کسب‌­و­کار هاروارد و استفان توربان، استاد دانشگاه هاروارد، در مطالعه‌ی خود دریافتند زمانی­‌که ۲ شرکت از میان شرکتهای فهرست فورچن ۵۰۰، طراحی دفاتر خود را از سبک بسته به محیط کار باز تغییر دادند، حجم ارتباطات و میزان تعامل رو­دررو در میان کارکنان­‌شان حدود ۷۰٪ کاهش یافت.

با تغییر فضای کاری از بسته به باز، تعامل رو­دررو در میان کارکنان ۷۰٪ کاهش یافت

همچنین در پی این تغییرات، کارکنان دو شرکت مذکور تمایل چندانی به ارائه‌ی بازخورد منفی و پرداختن به موضوعات حساس در مقابل دیگر همکاران­‌شان نداشتند؛ عاملی که آن‌ها را به یافتن راه‌­های خصوصی­‌تر برای برقراری ارتباط سوق می­‌داد. درواقع، افراد مورد مطالعه، به‌جای گفت‌­و­گوی رودررو، به تلفن و ارتباطات مجازی روی آوردند.

به منظور دستیابی به یک شناخت و چشم‌­انداز کلی از وضعیت ارتباطات میان کارکنان در قبل و بعد از تغییر طراحی محیط کار، ابزاری الکترونیک موسوم به دستگاه جامعه­‌سنجی در اختیار شرکت­‌کنندگان در این مطالعه قرار گرفت. دستگاه گردن‌آویز کوچکی که مکالمات کارمندان با همکاران‌شان و همچنین اطلاعات مربوط به محل حضور و حرکات و جابجایی­‌های آن‌ها را ثبت می­‌کرد. محققان، همچنین تعدادی از پیام­‌های فوری و ایمیل­های رد­‌وبدل ­‌شده میان کارکنان را ردیابی و بررسی کردند.

بررسی‌های نهایی نشان داد که پس از بازطراحی دفاتر کار به­‌شکل محیط باز، افراد تحت مطالعه ۵۶٪ بیشتر از قبل برای یکدیگر ایمیل ارسال کردند، ۲۰٪ بیشتر ایمیل دریافت کردند و ۴۱٪ نیز ایمیل رونوشت بیشتری گرفتند. استفاده از پیام‌­­های فوری نیز در میان آن‌ها به میزان ۶۷٪ افزایش یافت.

به نوشته‌ی برنشتاین و توربان:

هرچند می‌توان مواد شیمیایی را تحت شرایط خاص و در دما و فشار مشخص قرار داده و به ترکیب مورد نظر رسید، اما برای دستیابی به اثری مشابه و نتیجه‌ای ملموس در میان انسان‌­ها نیازمند وجود عوامل بیشتری هستیم.

لذا مادامی که این عوامل را نشناخته‌­ایم، معماری باز و شفاف محیط‌­های کاری می­‌تواند برخلاف انتظار و هدف اولیه‌ی ما، به کاهش تعامل‌های رو­در رو در  محل کار بینجامد.

محیط کار آینده

شیوه‌ی کارکردن به‌سرعت در حال تغییر بوده و نیازمند توسعه‌ی روزافزون ارتباطات میان‌فردی در سازمان‌ها است. بهبود ارتباط و افزایش سطح تعامل در میان نیروی کار، برخی از شرکت‌ها را واداشته تا سبک طراحی باز فضاهای اداری را به‌طور کامل کنار گذاشته و به‌فکر روش‌های کارآمدتری برای توسعه‌ی ارتباطات میان کارکنان خود باشند.

به­‌علاوه تعداد افرادی که از خانه یا فضاهای عمومی مانند کافه­‌ها و کتابخانه­‌ها کار می‌‌کنند نیز رو به افزایش است.

همان‌طور که در نمودار فوق نمایان است، در حال حاضر بیش از ۵٪ آمریکایی‌ها دورکاری می­‌کنند. و پیش‌­بینی می­‌شود که ظرف سال‌های پیش‌­رو پدیده‌ی دورکاری در دیگر مناطق دنیا نیز با آهنگی کم‌و‌بیش یکسان افزایش یابد.